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OA办公自动化系统

发布时间:2014-12-17 10:26:42   

实施OA办公自动化系统可帮助企业事业单位实现信息资源的共享,能够为领导提供决策和依据,对于中层管理者它是信息管理系统;而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。OA能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效、愉快的工作。实施OA系统可帮助企业事业单位实现信息资源的共享;增强员工协同工作的能力;强化领导的监控管理;有效管理起有形(设备等)、无形(业务信息、知识) 资产,避免流失;实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理,促进管理电子化、规范化,完美整合了组织内部的信息流。

从功能上划分,可以分为如下功能:

1.公文管理

公文管理用于处理日常工作中单位内外部的各种公文,利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理。公文管理模块相对传统公文处理而言,在很大程序上提高了公文处理效率和准确性,用户操作简便易行。公文管理模块包括了发文管理、呈批件管理、收文管理、简报管理、公章申请管理、新项目管理、归档管理。

公文流转中,用户可以预先定义公文的处理流程及相应的处理权限,在草拟、流转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑,并可以时事跟踪流程的当前步骤(审批情况)。

公文处理过程中可以方便地引入WORD文档,并进行加密传输,公文流转过程中具有权限的人员可以进行处理。

公文流转结束后,由公文管理员进行归档,放入资料库统一管理。

2.行政办公

行政办公模块将单位内一些零散的信息与物品进行综合管理,并可进行信息追踪,以便更好地为员工提供行政支持。

行政办公模块一般由行政部门来进行管理,可进行来电记录、意见征询、图书、办公用品、车辆、工作任务安排等信息管理。

3.合同管理

合同管理是将单位内传统的纸质合同在OA办公系统上进行电子化流转,可以灵活设置流转步骤并进行监控。

合同审批结束后,系统根据预先的设置自动进行工作单发放,并在合同管理过程中的关键时间点进行预警通知,以便合同管理员及相关人员工作的开展。

所有合同都会在系统中进行存档,以便日后查询。

4.安全管理

安全管理用来管理单位内部一些重要的设备、资产、安全信息等的管理,对于一些生产型的企业来说尤为重要,例如:隐患数据库是用来录入安全隐患,包括隐患的发现时间、地点、类型、影响、建议处理结果等信息,相关人员可对这些信息进行审核。在任何时间,都可以按照时间段查询隐患信息以及处理情况,以便于进行监控。

5.会议管理

会议管理贯穿了会议的整个过程,包括会议草案、会议通知、会议纪要及会议室管理。

先由相关人员进行会议草案拟定,并挑选会议室,然后根据预先定义好的流程进行层层审批,审批结束后,会议管理员可以选择参会人员,并发放通知,相关人员登录系统后能够看到会议通知,根据实际情况点击是否参与。会议结束后,相关人员在系统里编写会议纪要,也可以进行流转与审批。该过程中的信息都会存档,便于以后查询。 

6.个人办公

个人办公是单位内每一位员工都会用到的模块,为日常工作提供便利,包括日程安排、内部通信、请假、加班、出差、邮件、个人档案等信息的处理与查询。

个人日程安排会在首页进行提醒,按时间先后顺序排列,过期的信息不再提醒。

个人填写的请假、加班、出差申请都需要在系统中进行流程审批,并会将相关信息记录在考勤模块里,以便于进行考勤统计。

7.人力资源管理

人力资源模块是单位内核心资源(部门、人员及编制)的管理,根据单位实际情况,进行部门及职位的设置,然后将相关人员与部门职位进行关联。

该模块还包括薪资福利管理、保险福利管理、人事合同管理、招聘管理、培训管理、员工自助、经理自助、员工奖惩等。

8.固定资产

固定资产指单位内一些大件的管理,像电脑、家具等。

该模块会记录每项资产的购买信息、使用信息,以及使用情况变更信息等。

具有权限的相关人员可以查询固定资产的相关信息。

9.公共信息

公共信息是单位内的无形电子资产,像单位内的规章制度、学习文档、业务文档、通讯录等的管理,可以发电子公告,也可以上传文件,支持doc、txt、pdf等多种格式的文件,然后可以进行关键字检索,以便于公共信息的快速查找。

该模块还可以设置一些航班、列车时刻、公交线路、电话区号等信息,为日常需要提供便利。

10.OA系统维护

OA系统维护模块一方面是对整个系统的基础信息的设置,另一方面是对系统使用人员权限的管理。

基础信息包括公文流转过程的自定义、节假日的设置、页面风格个性化定制等。

系统中的每一个菜单都可以在权限模块中进行划分,进行细粒度的权限管理,相关人员登录系统后,只能使用在权限模块中分配的功能,未分配的无法看到。

11.维护管理

维护管理模块是专业化的客户定制开发模块,用以对单位内工程实施过程中的资源进行维护管理及记录。

该模块包括维护周期提醒、故障处理操作指南、设备台账接口、施工计表及维修计划审批、系统故障统计、配合外单位维护服务及考核、备品备件采购、维护资料档案、仪器仪表的申领、维护工作情况及工作安排、部门间往来重要文件签收记录功能、工程通讯录。

12.财务管理

财务管理模块主要进行与项目及费用相关的申请与审批,流转过程中使用电子文档,所有的审批步骤及处理意见均会在系统中存档,最终的财务数据可以进行相关统计分析,及产生相关报表。

该模块也包括工资条的发放,财务人员可以填写工资信息,然后员工可以看到自己的工资信息,并可按时间范围进行查询。


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